5 cosas a considerar cuando se planifica un evento virtual

5 cosas a considerar cuando se planifica un evento virtual

Vivir en un mundo virtual ahora mismo no tiene por qué ser tan confuso. Si bien es cierto que muchos de nosotros nos aislamos y aprovechamos el trabajo con un ordenador portátil de empresa y el chat con Zoom, hay formas de celebrar un evento virtual para una reunión de negocios, una videoconferencia, una demostración de producto o incluso una fiesta de inauguración en toda regla. Como líderes empresariales, no tenemos que preguntarnos si la gente se saldrá del evento o incluso evitará asistir porque hay mejores opciones.

Afortunadamente, muchos de los principios y conceptos de un evento real en persona todavía se aplican a la celebración de un evento virtual - hasta los bocadillos y el café y el tiempo para conocerse. Es una buena idea imitar un evento real tanto como sea posible para ayudar a las personas a sentirse cómodas y a participar, y también para que se mantengan en el evento y no se retiren repentinamente.

Si bien puede haber algunos obstáculos técnicos, todavía es posible comprometerse con las masas de una manera que sea efectiva y productiva y que lleve al mismo nivel de éxito. La parte más importante de esto es ser intencional - darse cuenta de que la gente está preocupada y estresada por la pandemia mundial y que tienen muchas cosas compitiendo por su atención. Cuando hay un enfoque racionalizado del evento, una comunicación consistente, y las ventajas adicionales involucradas, se descubrirá que la gente está igual de interesada y cautiva.

Uno de los pasos más importantes para cualquier evento es un traspaso del mundo real. Cuanto más se pueda comunicar sobre lo que se espera - usando una agenda, un sitio web con más detalles, correos electrónicos con actualizaciones sobre la agenda, y fotos de los que están hablando - mejor. Esto se ajusta a la necesidad humana básica de estar "al tanto" de cualquier evento.

También ayuda a los participantes a saber si el evento estará altamente estructurado y valdrá la pena, aunque sea "requerido" para ellos. (Evita el error de pensar que un evento requerido garantizará automáticamente el éxito). Un evento virtual ya se ve obstaculizado por el hecho de que un asistente puede tener un teléfono inteligente a su lado o incluso un televisor de casa y una consola de videojuegos. Si saben que habrá una discusión detallada y una toma de decisiones, dejarán de lado el teléfono.

Hay algo casi mágico en el uso de las características de los eventos de Facebook. Para empezar, en un entorno virtual donde todo el mundo está en un portátil y usando Zoom para asistir, las características del evento en los medios sociales son oro puro. Hacen que todo parezca más oficial. Sin embargo, las características del evento también hacen mucho más que eso.

Debido a que todos estamos distraídos en estos días, con múltiples opciones en términos de cómo nos conectamos, las características del evento enviarán notificaciones como recordatorios y rastrearán quiénes asisten realmente y quiénes se saltan. Estos datos pueden ayudarte en cada reunión. Una vez que se celebra un evento, se puede hacer un seguimiento del éxito y contactar directamente con los que se han saltado. Y no subestimes el valor de la presión de los compañeros. Las características del evento muestran a los potenciales asistentes quiénes más han aceptado ser parte del evento.

Otra lección aprendida de los eventos del mundo real es permitir discusiones improvisadas. Hay una tentación de ir al grano inmediatamente, de saltar directamente a la agenda. Evita ese escenario. De nuevo, estamos hablando de humanos distraídos asistiendo en un portátil. La mayoría de nosotros necesitamos un período de tiempo para ajustarnos a la extrañeza de asistir a un evento virtual, y nos gusta conocer a los que asisten de forma no estructurada.

Permita al menos 10 minutos o más para que la gente se ponga al día, charle sobre el clima, e incluso divague sobre temas personales. A nadie le gusta asistir a una reunión en la que hay una agenda fría y estéril y una cabeza de conversación principal. Incluso en el mundo real, estos son eventos que la gente se salta tan pronto como empiezan.

Para asegurarse de que un evento virtual sea un éxito, es importante recordárselo a los asistentes varias veces. Asume que la gente está extremadamente distraída, por lo que necesitarás promocionar el evento tres veces más o más. Esto podría incluir el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de chat en medios sociales y otras invitaciones más allá de lo que normalmente harías. Comprender cómo la gente usa la comunicación digital, es decir, que se desplaza rápidamente por las cosas, significa que tendrás que comunicarte en exceso con ellos e intentar captar su interés y atención.

Un consejo aquí es rastrear el éxito de todas las invitaciones para cada evento. Si envías correos electrónicos, asegúrate de usar una herramienta que pueda rastrear si los potenciales asistentes abrieron y leyeron el mensaje. Si publicas en los medios sociales, rastrea los gustos y las acciones. Esto te ayudará a mantenerte intencional sobre la frecuencia con la que te comunicas sobre el evento y lo que ha funcionado o no en el pasado.

¿Adivina qué? Una de las razones por las que asistimos a las reuniones en persona es por los bocadillos gratis. Es la naturaleza humana. En un entorno virtual, esto puede ser un reto pero no imposible. Si decides celebrar una reunión de la empresa en unas semanas y quieres que todos asistan, intenta ofrecer incentivos similares. En el sitio web de gestión de eventos EventBrite, por ejemplo, puedes crear una página de registro para tus empleados. Si la llenan y hacen clic en las opciones correctas durante el registro, ofrezca un código de promoción para una entrega gratuita de UberEats o un panecillo gratis en un restaurante local - entregado para la reunión.

Digamos que estás planeando el lanzamiento de un nuevo producto... envía a cada participante un código gratuito para un café en Starbucks que puedan usar para la reunión. Este concepto puede parecer de la vieja escuela y los empleados o asistentes pueden usar el código y no asistir a la reunión, pero al menos es un intento de imitar un incentivo del mundo real que realmente funciona.