Cómo administrar las versiones de los documentos en iWork

Cómo administrar las versiones de los documentos en iWork

Con iOS cada vez más importante, Apple está trabajando duro para reforzar sus aplicaciones móviles. Podrías haber pensado que esto sólo estaba sucediendo en respuesta al iPad Pro, pero en realidad ha durado mucho más tiempo que eso.

Las páginas, los números y la nota clave son los principales beneficiarios, y la versión 2.6 de cada aplicación añadió una función clave a las versiones de iOS que te resultará familiar si has utilizado las aplicaciones en un Mac: el versionado de documentos.

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En pocas palabras, esto le permite hacer retroceder su documento a un estado anterior si decide no editarlo, incluso si ese estado ya no está disponible en el historial de Deshacer de una aplicación.

En las versiones Mac de las aplicaciones, se accede a ella seleccionando Archivo > Revertir a > Examinar todas las versiones. Este comando lo coloca en una interfaz similar a una máquina del tiempo en la que puede retroceder a través de los estados anteriores de su documento, y copiar texto de ellos o reinstalar versiones anteriores en su totalidad para sobreescribir la más reciente.

El proceso de crear nuevos puntos de ruptura en el historial de un documento es totalmente pasivo, con una nueva versión que se crea cada vez que se guarda el archivo, por lo que es una característica de la que puede olvidarse con seguridad hasta que necesite utilizarla por primera vez.

El versionado de documentos está disponible en las tres versiones de las aplicaciones de iWork: en el Mac y en iOS, y en las versiones en línea en el sitio web de iCloud.

Después de iniciar sesión en el sitio web de iCloud, abra la aplicación correspondiente, mantenga pulsada la tecla Ctrl y haga clic en el documento que desea recuperar, y luego seleccione"Examinar todas las versiones".

Se le presentará una lista de todas las versiones anteriores del documento. Seleccione uno de ellos y el botón'Restaurar' estará disponible; cuando haga clic en él, la versión actual del documento se sobrescribirá con el que haya seleccionado.

Ten cuidado al restaurar iteraciones anteriores de un archivo a través de las aplicaciones iWork basadas en la Web, ya que no tienes la opción de previsualizarlas antes de comprometerte.

Esto es probablemente una limitación de hacer esto en línea, mientras que las aplicaciones de contraparte para iOS y Mac no están limitadas de esta manera - de hecho, incluso hacen posible seleccionar y copiar partes específicas de una versión de un documento más antiguo si no se desea reinstalar todo.

Para restablecer sólo una pequeña parte de un archivo en iOS, abre la aplicación que lo creó, asegúrate de que estás en el selector de documentos y, a continuación, toca'Editar'.

En este punto, los iconos de los documentos empezarán a moverse, tal y como lo hacen cuando los dupliques, los arrastres a carpetas o los borres.

Puntea en un documento y luego en'Versiones' en la barra de herramientas para ver las ediciones anteriores que has guardado manualmente en tu Mac, o que la aplicación iOS ha guardado automáticamente en tu nombre.

No se sorprenda si no ve ninguna versión anterior: esta característica es todavía bastante nueva.

Los documentos editados únicamente con versiones anteriores de las aplicaciones iOS no tendrán guardados sus estados anteriores junto con el actual, por lo que cualquier documento, hoja de cálculo o presentación en la que no haya trabajado desde entonces sólo mostrará la última versión. Sin embargo, verás las versiones editadas dentro de la versión Mac si la tuya tiene la opción Browse All Versions, que apareció por primera vez junto a la función OS X Lion's Auto Save en julio de 2011.

Suponiendo que el archivo en el que está trabajando tiene estados anteriores, toque uno para seleccionarlo, luego toque'Restaurar' si está seguro de que desea volver a ser como era en esa fecha, o toque'Vista previa' para ver sin comprometerse.

También seleccione'Vista previa' si sólo desea recuperar una pequeña parte del documento en lugar de la totalidad del mismo.

No se puede editar un documento en vista previa, pero se puede seleccionar todo el documento o una subsección del mismo. Si toca dos veces una palabra en la vista previa, la resalta, con puntos de agarre al principio y al final para que pueda arrastrarla y refinar la selección; si mantiene pulsado un dedo sobre una palabra hasta que aparezca una lupa y luego la suelta, aparece el comando `Seleccionar todo', lo que le ofrece una forma rápida de copiar todo el contenido de la versión anterior, como lo haría en un documento normal.

Cualquier cosa que copie se coloca en el Portapapeles, listo para que la pegue en otro documento, o incluso en otra aplicación. Por lo tanto, si ha enviado la última versión de un documento a alguien para que lo revise y desea ver el estado anterior de un párrafo en particular dentro de él, puede copiarlo desde aquí, pegarlo en un correo electrónico y, a continuación, enviarlo sin tener que enviar una edición anterior de todo el documento.

Esto es una ventaja, ya que significa que no tiene varios estados del archivo que se está pasando, por lo que hay menos posibilidades de confusión y de que se haga pública una versión anterior.

Sin embargo, es posible que no siempre quiera copiar el contenido de su documento: a veces sólo querrá copiar un estilo, especialmente si ha configurado un formato complejo que le resultará difícil volver a crear más adelante.

En este caso, en lugar de puntear en"Copiar" después de hacer una selección, puntee en"Estilo" y luego en"Estilo de copia".

El icono de la lupa de la barra de herramientas le ayuda a encontrar contenido preciso en documentos largos: puntee en él y, a continuación, escriba el término de búsqueda en la barra que aparece justo encima del teclado.

Para refinar los resultados de la búsqueda, toque el diente a la izquierda de la barra de búsqueda y utilice los interruptores para especificar si desea encontrar palabras enteras (para que'was' no coincida con el inicio de 'washer' o 'waste'), o para que coincida exactamente con el caso.

Si necesita trabajar con la versión antigua completa, tiene dos opciones: puede restablecerla en lugar de la versión más reciente punteando Restaurar en la barra de herramientas, o puntear Guardar una copia para crear una instancia del documento en su estado anterior sin afectar a la última.

El restablecimiento del archivo antiguo en su totalidad se produce de forma inmediata, sin ningún tipo de advertencia sobre la sobrescritura de las últimas ediciones, y si el documento se guarda en iCloud el cambio se reflejará en cada uno de los dispositivos que utilicen la misma cuenta.

Afortunadamente, al hacer esto también se añade el estado más reciente del documento al historial de versiones para que pueda recuperarlo más tarde, si es necesario, repitiendo la operación y seleccionando esa versión de la lista.