Cómo preparar su negocio para el trabajo a distancia a largo plazo

Cómo preparar su negocio para el trabajo a distancia a largo plazo

Muchas compañías están experimentando el cambio más dramático en la forma en que trabajamos en décadas, si no en la historia humana reciente. Desde la pandemia de 1919, el mundo no ha experimentado un cambio colosal y repentino en cómo y dónde trabajan los empleados y cómo se conectan entre ellos.

Hay indicios de algunas buenas noticias. Algún día, volveremos a la normalidad y hay algunas señales de que la pandemia está disminuyendo en algunas zonas. Sin embargo, también hay señales de que la pandemia está ganando terreno en lugares como Francia y Japón. Una cosa es segura: los empleados trabajarán en casa en un futuro próximo y es prudente desarrollar planes a largo plazo. Estos consejos pueden ayudarte a desarrollar una estrategia ahora en lugar de esperar que el problema disminuya.

La prioridad uno, por encima de todo, es encerrarse en una herramienta de videoconferencia que todo el mundo utilice. Este es el primer paso porque cada empresa necesita averiguar cómo comunicarse de una manera que reproduzca el contacto en persona. Hay razones de salud mental de los empleados para esto, razones de continuidad del negocio - y razones financieras en términos de la compañía. Sin una forma estándar de conectarse a través de video -- ya sea uno a uno, en grupos más pequeños, o en toda la compañía -- habrá problemas inmediatos. Curiosamente, muchas compañías no han hecho esto todavía y dependen de múltiples aplicaciones de video chat como Skype, Zoom, e incluso Apple FaceTime.

El problema es que a menudo no existe una estrategia para saber cómo funciona esto: quién ha pagado las cuentas en la organización, si existen normas de seguridad o si la aplicación de videoconferencia se ejecuta en los dispositivos compatibles. A menudo no está documentado y hay poca comunicación, sobre todo porque este cambio masivo hacia el trabajo a distancia nos tomó a muchos de nosotros por sorpresa. Incluso si hay algunas aplicaciones estándar y una buena comunicación, no es lo suficientemente robusta como para tratar temas como una reunión de toda la empresa o un método para comunicar información urgente.

Los expertos legales le han dicho a TechRadar.com que un contrato de teletrabajo ya no es opcional. El problema es que muchas empresas no tenían uno para todos los trabajadores antes de la pandemia, o no abordaban completamente el problema. La mayoría ha experimentado aquí y allá con acuerdos de trabajo a distancia, pero no a esta escala. Es importante desarrollar un contrato como parte de su planificación a largo plazo, comenzando con una sección sobre la salud y la seguridad de los empleados. Esto los protege y aclara la posición de la empresa, pero también protege al empleador en términos de cuánto la empresa es responsable del bienestar de los empleados. (De acuerdo con los expertos legales, una empresa todavía necesita asegurarse de que el empleado tenga un ambiente de trabajo seguro y saludable, incluso desde su casa).

El contrato debería ampliarse a muchas otras áreas. Debería responder a preguntas como: ¿quién es responsable de cualquier servicio de banda ancha empresarial y a qué costo? Si se daña un ordenador portátil de la empresa, ¿quién debe pagar las reparaciones y con qué rapidez? ¿Cuántas horas debe trabajar el empleado y cuán flexible es el arreglo en su tiempo durante el día? Cuanto más pueda aclarar el contrato lo que significa trabajar desde casa, mejor. También es importante no apresurar este acuerdo - para un escenario de trabajo desde casa a largo plazo en el que todo el mundo está alejado, el contrato debe ser lo suficientemente robusto como para capear la tormenta durante muchos meses o incluso un año de trabajo a distancia.

Una de las conclusiones repentinas para muchas empresas es que se basaron en demasiadas aplicaciones y servicios de negocios. Hay empresas que permitieron múltiples servicios de almacenamiento en la nube como Dropbox y Microsoft Onedrive para diferentes equipos, además del almacenamiento en la nube que ofrecen usando su propio centro de datos o de Amazon. Esta ya era una situación confusa antes de la pandemia. La excusa del negocio era que ayudaba a la fuerza laboral a movilizarse y mantenerse conectada.

Ya no. La plétora de aplicaciones utilizadas por los empleados (sancionadas o no por la empresa) ha creado aún más confusión y caos, sobre todo para su help desk y la gestión de TI. No sólo es difícil dar soporte a tantas aplicaciones, sino que los empleados también están confundidos y son menos productivos. En el transcurso de un día, pueden cambiar entre los equipos de Microsoft y Slack, caer en una llamada de Skype, y luego usar el Zoom de su iPhone para otra reunión. Esto crea un agitado ambiente de trabajo desde casa. El antiguo concepto de un "escritorio estándar" se ha convertido de repente en algo mucho más importante incluso para las pequeñas empresas con una actitud de "todo vale". Es mucho mejor encerrarse en un conjunto más predecible de aplicaciones y servicios.

Hay un último punto a destacar sobre el impacto a largo plazo de dirigir un negocio con una fuerza de trabajo remota. Es crítico que pienses en la salud mental. Trabajar desde casa durante una o dos semanas no es demasiado dramático, pero cuando los empleados trabajan remotamente durante meses, puede crear tensiones y estrés que antes no existían. Incluso aquellos que han trabajado desde casa durante años o décadas pueden sorprenderse de los impactos en la salud mental de trabajar en casa cuando no se les permite reunirse con gente en una cafetería o ir de compras al centro comercial como un respiro.

Cualquier estrategia a largo plazo debería abordar esta cuestión. Puede haber formas de introducir cierta ligereza en la jornada laboral, añadir tiempo extra a las reuniones de Zoom para "disparar la brisa" o tomar café juntos. Podría considerar el envío de paquetes de cuidado extra a los empleados o la celebración de más sesiones de Facebook Live en lugar de sólo reunirse a través de Skype o Zoom.

No debería ser un añadido menor a su estrategia de negocio, sino el centro de atención: cómo mantener a los empleados comprometidos y centrados, cómo darles descansos y márgenes adecuados, cómo desarrollar relaciones personales y cuidarlos sin expectativas de trabajo constantes. Los empleados que se divierten juntos, incluso remotamente, trabajan mejor juntos.