Cómo usar Cisco Webex

Cómo usar Cisco Webex

Fundada inicialmente como WebEx en 1995, esa empresa pasó a formar parte de Cisco Systems en 2007 y ha ganado una nueva marca corporativa y ha perdido su capital "E".

Hacen una gama de herramientas de videoconferencia que incluyen Webex Meetings, Webex Teams, Webex Training, Webex Support Center, Webex Event Center, Webex Sales Center, Webex Enterprise Edition y Webex Connect.

Hoy veremos el núcleo del producto Webex de Cisco que proporciona videoconferencia a través de una aplicación instalable o mediante un navegador.

Permítenos guiarte a través del uso de Cisco Webex por primera vez, y esbozar las características críticas que necesitas entender para sacarle el máximo provecho.

Algo que hace a Webex casi único es que no estás obligado a instalar una aplicación cliente para usarlo, ni siquiera para hacer una videoconferencia.

Hay aplicaciones Webex especiales disponibles para iOS (Apple) y dispositivos Android, pero en este tutorial, hablaremos sobre el uso de Cisco Webex desde un ordenador.

Para empezar, diríjase a: https://www.webex.com/

En la página web le permite unirse a una reunión existente organizada por otro, o registrarse para que usted mismo pueda organizar una. Hacer cualquiera de estas cosas no tiene implicaciones de costo, así que siéntase libre de explorar.

Los interesados en los costos de usar Cisco Webex para los negocios deben hacer clic en la opción "Planes y precios" en el menú superior, donde se detallan las diversas opciones y sus costos asociados.

La versión gratuita puede manejar reuniones de hasta 100 participantes pero limita la reunión a 40 minutos.

Los que desean reuniones más largas y más participantes necesitan una suscripción mensual, pero también consiguen registrar las interacciones y un mejor apoyo.

Pero para este ejemplo, vamos a usar la versión gratuita, y hacer clic para registrarse.

La primera información que Cisco pide es tu dirección de correo electrónico, y como mencioné antes, no necesitas hacer nada de esto si alguien más está organizando la reunión.

Después de una dirección de correo electrónico, es necesario decir en qué parte del mundo estás y dar un nombre, ya que esto afecta a los que podrían unirse a la reunión por teléfono.

Y, con esos datos proporcionados, Cisco te enviará un correo electrónico para confirmar que la cuenta es tuya.

En ese correo electrónico están la dirección Webex de Cisco para tus reuniones y un enlace que te permite establecer una contraseña. Te recomendamos que configures una contraseña inmediatamente, para evitar que otros controlen tu espacio de reunión.

Con todo esto hecho, puedes entrar en tu habitación personal y personalizarla.

La Sala Personal es el lugar donde se pueden iniciar o programar las reuniones, y también muestra el enlace que se necesita para enviar a otros si quieres que vengan.

Nuestro primer trabajo es personalizar la forma en que aparecerás ante los demás, haciendo clic en el círculo que tiene tus iniciales. Al hacer clic, se revela la palabra 'Cambio'. Y al hacer clic en ella, podrás subir una imagen que se utilizará para representarte.

La imagen puede tener un tamaño de hasta 720 x 720 píxeles. Esa escala es mucho más pequeña que la de una imagen típica de un teléfono, así que tal vez quieras preparar una usando una herramienta con una función de cambio de tamaño, como Microsoft Paint.

Una vez que tengamos una imagen adecuada configurada, estamos listos para empezar una reunión.

Todo lo que necesitamos decidir es si el anfitrión de la reunión usará la interfaz web o la aplicación de escritorio.

Si sólo tiene la intención de celebrar una reunión, nunca, entonces la versión Web de Webex funciona bien. Pero para aquellos que quieren tener conferencias digitales regulares, entonces la aplicación de escritorio tiene algunas ventajas.

Aquellos que no hayan instalado la aplicación de escritorio se les pedirá que la descarguen si eligen "Usar la aplicación de escritorio", y no está ya en el ordenador.

El ejecutable de la instalación es relativamente pequeño, y con una buena conexión de banda ancha, debería descargarse completamente en unos pocos minutos como máximo.

Una vez instalada la aplicación, puede progresar para iniciar su reunión.

En el lanzamiento, la aplicación de Reuniones de Webex aparecerá, y si tiene una cámara activa, entonces muestra esa vista.

Este modelo de previsualización ofrece una excelente oportunidad para reposicionar la cámara, peinarte, lo que creas necesario para dar la impresión correcta a tus colegas.

En el panel hay dos iconos que activan y desactivan el vídeo y el audio. En nuestra imagen, los iconos son negros, lo que demuestra que ambos están activos. Si el icono es rojo y tiene una X atravesándolo, eso indica que está silenciado o desactivado.

Es tu elección, pero a menudo es útil empezar con los dos discapacitados, y luego hacerlos activos cuando lleguen tus participantes.

En la parte inferior del panel se encuentran los menús que permiten configurar el sonido, el vídeo y otros ajustes relacionados con el alojamiento. Estos son útiles si quieres usar otro micrófono que el de la cámara, o tienes un hardware de conferencia dedicado.

Cuando todo esté bien, haz clic en el botón verde "Iniciar reunión".

Como anfitrión, puedes controlar la sala de reuniones de la misma manera que el presidente, dictando quién puede hablar y cuándo.

Pero en esta aplicación, puedes controlar muchas otras cosas usando la barra de iconos en la parte inferior y la lista de participantes que está a la derecha. Si esta lista no aparece por defecto, puedes abrirla haciendo clic en el cuarto icono que muestra una persona con un montón de papel a su derecha.

La lista es muy útil para ver quiénes han llegado, controlar su audio y enviarles mensajes individuales.

Los iconos en la parte inferior controlan el audio, el vídeo, permiten compartir, grabar la reunión, abrir la lista de participantes, abrir el chat, acceder a la configuración y, por último, salir de la reunión.

Algunos de los iconos son conmutadores, como los de silenciamiento de audio, y otros como los ajustes que generan un menú.

Las características útiles del menú de ajustes son invitar a más personas, si se da cuenta de que se ha olvidado de una persona crítica, e incluso bloquear la entrada a una reunión una vez que comienza.

Además de estos controles, los menús desplegables de la parte superior tienen aún más características, como la posibilidad de entregar el alojamiento a otro usuario, compartir transcripciones, etc. Vale la pena familiarizarse con estos menús si necesita una característica que no puede ver en otro lugar.

El mecanismo de intercambio en Webex ofrece varias opciones útiles, y vale la pena entender lo que puede hacer.

Al hacer clic en el icono de compartir contenido que es el tercero de la izquierda, aparece un gran panel que muestra sólo algunas de las posibles opciones para compartir. Estas incluyen archivos, navegadores, configuraciones y cualquier aplicación que tengas actualmente en funcionamiento en el sistema host.

También puede usar este menú para lanzar aplicaciones y compartir la vista de las mismas con los asistentes a la reunión. Esta función es especialmente útil si está entrenando a otros a usar el software, o cómo usar varias aplicaciones en combinación.

Cuando compartes la pantalla en el camino, la interfaz normal de Webex es reemplazada por una que se encuentra en el centro superior de la pantalla. Para volver a la interfaz estándar, debes hacer clic en el botón grande de la izquierda "Dejar de compartir".

Esta interfaz de intercambio tiene muchos de los mismos iconos que los normales, pero algunos extra que permiten hacer anotaciones sobre la imagen.

Como mencionamos anteriormente, en el menú de configuración se encuentra la opción de invitar a un participante mientras la reunión está en curso.

Al seleccionar esta opción aparecerá un sencillo panel donde se pueden introducir las direcciones de correo electrónico de las personas a las que se desea asistir, y se les enviará un correo electrónico, o un recordatorio, con un enlace para que entren en la sala.

Si quieres usar otro mecanismo para lograr lo mismo, haz clic en un icono circular azul con una 'i', el icono se posiciona en la parte superior izquierda, justo debajo de la letra del menú de archivos.

Eso abrirá un panel que muestra la URL de la Sala, un número de reunión que puede ser distribuido a aquellos que quieran unirse y una dirección de video. Si tienes una cuenta de suscripción, también podría tener el número de teléfono local que puede utilizarse para unirse a la reunión por teléfono.

Puedes copiar esta información al portapapeles y luego pegarla en cualquier documento, mensaje o correo electrónico que quieras usar para que la gente se acerque.

Todas las cosas buenas llegan a su fin, y eventualmente, necesitarás terminar esta reunión.

El mecanismo para hacer esto es el icono del círculo rojo con una X en el medio. Y como anfitrión, si haces clic en esto y seleccionas "Fin de la reunión" entonces el anfitrión terminará y todos los participantes que aún estén conectados con él serán desconectados.

Si quieres que la reunión continúe sin ti, el rol de anfitrión debe ser pasado a otro, y luego puedes seleccionar "Dejar la reunión" e irte sin que todos se desconecten.

Después de un encuentro exitoso o no, inevitablemente se requiere otro.

El mejor lugar para organizar esto es en la Sala de Personas en el menú de Reuniones.

Rellenando este organizador, puede especificar cuándo tendrá lugar la reunión, el tema, la contraseña (si es necesaria), e introducir una lista completa de los asistentes a los que debe informar.

Y, si se trata de un evento recurrente, también puedes configurar eso, así que no tendrás que seguir repitiendo este proceso.

Una vez que domine esta página, podrá acceder a las opciones avanzadas, donde podrá predefinir los privilegios de los asistentes, crear una agenda e incluso definir un proceso de registro.

El número de opciones puede parecer abrumador al principio, pero una vez que se ha organizado una o dos reuniones, algunas de ellas son muy útiles para poner en marcha cualquier reunión con el mínimo de configuración por adelantado.

Esperamos que este recorrido por las características básicas del Cisco Webex le haya sido útil.