Cómo usar GoToMeeting

Cómo usar GoToMeeting

GoToMeeting es una de las muchas herramientas estratégicas de negocios que tratan de capturar lo que se ha convertido en la tecnología esencial para los que trabajan separados.

Desarrollada por LogMeIn a partir de las soluciones anteriores GoToMyPC y GoToAssist, esta herramienta de videoconferencia es más conocida por los altos niveles de cifrado que ofrece, y su capacidad para funcionar detrás de los cortafuegos.

Quienes deseen experimentar un ensayo de 14 días pueden inscribirse en https://www.gotomeeting.com/.

En este artículo, te llevaremos a través de tu primer día de uso de GoToMeeting, y te explicaremos lo que puedes esperar. Comencemos a usar GoToMeeting y proporcionemos la información crítica que necesitas para sacarle el máximo provecho.

Cuando te inscribes en GoToMeeting primero llegarás a la interfaz web o "Hub", como se llama, y en algunas aplicaciones de conferencias, eso es todo lo que necesitas. Y, puedes hacer mucho aquí, pero lo que no puedes hacer inmediatamente es organizar una reunión.

Pronto cubriremos el paso extra que necesitas para realizar. Pero primero, veamos la interfaz web del Hub y organicemos nuestro espacio de reunión.

Como anfitrión de una reunión, puede definir el nombre de la sala en la que se celebrará, invitar a la gente a unirse a usted y programar el evento (o reprogramarlo si es necesario).

Pero preparar la habitación es la primera tarea que tienes que hacer. Hagámoslo ahora haciendo clic en el botón "Configurar la habitación".

El primer requisito para cada habitación es que tenga un nombre único, y lo mejor es elegir algo con lo que los asistentes puedan relacionarse fácilmente. Aconsejamos tener una estructura estándar para las salas de nombramientos y reuniones, ya que será menos probable que la gente se olvide de aparecer.

Llamamos a nuestra habitación, imaginativamente pensamos, TechRadarPro.

Puedes darle a la habitación un color específico e incluso un tema si quieres algo un poco más distintivo.

Una vez que hayamos creado una sala, podemos usar ese lugar virtual para tener una reunión. El Hub tiene un gran botón azul para hacer eso, y eso activa un asistente que hace muchas preguntas.

Estos incluyen en la primera página cómo se llamará la reunión, cuándo tendrá lugar y si es un evento único o un lugar regular.

Hay tres páginas adicionales de la definición de la reunión, la segunda permite definir cómo se manejará el audio, la tercera es para la personalización y la cuarta permite definir un co-organizador y crear una contraseña que controle el acceso.

La posibilidad de tener un coorganizador es una característica especialmente útil. Porque permite que otra persona sea la anfitriona de la reunión si el creador no está disponible.

Una vez que se ha definido una reunión, aparece en el Hub, y desde aquí se puede copiar la invitación a todos los que quieran asistir.

Si permites que los teléfonos suenen en un número y contribuyan sólo con audio, entonces los números de teléfono localizados también se muestran aquí.

Puede que pienses que ya estás preparado para tener una reunión, pero hay un paso adicional que debes dar antes de estar listo para ser anfitrión o para unirte. En cada computadora, necesitarás instalar la aplicación de escritorio.

Si haces clic en el botón 'Inicio' para una reunión, y no has instalado la aplicación de escritorio, serás llevado inmediatamente a una pantalla donde podrás descargar e instalar la aplicación. No hace falta decir que si los usuarios normales de su empresa no están autorizados a instalar aplicaciones, entonces puede ser necesario algún tipo de enlace con los de su departamento de IS o IT para que esto sea posible.

Una vez que la aplicación esté bien instalada, se lanzará cuando hagas clic en "Inicio" y te pregunte cómo te gustaría unirte a la reunión.

Con eso fuera del camino, la reunión ha comenzado efectivamente, aunque por defecto los flujos de vídeo y audio están desactivados por defecto. Esto no es algo malo, ya que le da la oportunidad de asegurarse de que su apariencia es aceptable, y la iluminación es suficiente para que otros lo vean, y que ha conectado un micrófono si es necesario.

La aplicación GoToMeeting tiene unos sencillos controles en la parte inferior que permiten a los usuarios desactivar y activar el vídeo y el sonido, compartir su escritorio y salir de la reunión.

La única diferencia que notarán los usuarios de la plataforma móvil es que no tienen la opción de compartir su escritorio, pero en otros aspectos es idéntica. Si el vídeo está habilitado, verás un pequeño panel que muestra cómo es tu vídeo, para que entiendas lo que los demás están viendo.

Otra característica interesante está en la parte superior izquierda donde se puede ver un botón de grabación "REC". Esto grabará la reunión para futuras referencias.

En la parte superior derecha hay cuatro iconos que muestran el panel de participantes, el acceso a las funciones de chat integradas, la configuración de audio y vídeo y una sección de información que también incluye algunos enlaces de apoyo.

Y, finalmente, abajo a la izquierda hay un icono de preferencias donde se pueden configurar todos los valores por defecto. Estos incluyen los altavoces y el micrófono preferidos, y la integración de aplicaciones, y donde se almacenará localmente cualquier documento relacionado con la reunión.

Manejar una habitación es muy sencillo. A medida que llegan los invitados, aparecen en un panel a la derecha de la aplicación, donde se pueden ver.

Técnicamente, GoToMeeting puede tener hasta 251 personas en la misma reunión al mismo tiempo, incluyendo al anfitrión, y te muestra cuántos participan actualmente.

Como anfitrión, puede silenciar el audio de un participante, invitar a nuevas personas, bloquear la reunión a cualquiera que entre tarde y dar el control del teclado y el ratón del sistema de hospedaje a otro usuario.

Y, si el anfitrión necesita irse, tal vez para otra reunión, puedes incluso hacer que cualquier asistente sea el presentador u organizador. Muchas de estas funciones se encuentran en un menú desplegable que aparece al hacer clic en el chevrón a la derecha del icono de audio de los participantes.

Con la capacidad de manejar tantos participantes, puede ser difícil saber quién está hablando.

Afortunadamente, los desarrolladores de GoToMeeting los de eso y puedes filtrar quién aparece en el panel principal de la aplicación.

Por defecto, la aplicación tiene configurado View Everyone, y puedes verlo en el centro de la barra a lo largo de la parte superior con dos chevrones a lo largo de ella. Al hacer clic en esto, se mostrará un menú en el que podrás cambiar a mostrar sólo a los participantes que están hablando activamente, a los que tienen cámaras activas o a los que están ocultos.

En nuestro ejemplo, todas las cámaras fueron desactivadas, por lo que esa opción está en gris.

Hay muchos otros trucos y características de GoToMeeting, pero esperamos que algunos de estos consejos te ayuden a empezar.