Cómo usar la videoconferencia de GoToMeeting

Cómo usar la videoconferencia de GoToMeeting

Hoy en día hay más gente trabajando desde casa que nunca, lo que significa que la importancia de un software de videoconferencia bueno y seguro se ha convertido en algo primordial para el funcionamiento continuo de muchas empresas.

Con innumerables herramientas de videoconferencia entre las que elegir (muchas de las cuales han aparecido aparentemente de la noche a la mañana), es sensato ir con un nombre de confianza que tenga un historial probado cuando se trata de software empresarial.

Si alguna vez ha trabajado a distancia, es probable que haya oído hablar de LogMeIn. Uno de los nombres más confiables en software de acceso remoto, LogMeIn proporciona una variedad de herramientas basadas en la nube para la conectividad remota, ofreciendo servicios para la colaboración y la gestión de TI con un control administrativo completo.

Pero el acceso remoto a los ordenadores no es todo por lo que LogMeIn es conocido - la empresa con sede en Boston también es responsable de GoToMeeting, un paquete de software de primera calidad para albergar reuniones en línea, compartir el escritorio y, por supuesto, las videoconferencias.

Como GoToMeeting es un servicio de primera calidad, es capaz de ofrecer a su negocio el tipo de seguridad y fiabilidad esencial que quizás falta en muchos otros servicios de videoconferencia gratuitos - ¡los invitados no invitados no deberían bombardear su conferencia de GoToMeeting a corto plazo!

Por supuesto, GoToMeeting ofrece una prueba gratuita de 14 días de sus servicios, permitiéndole experimentar lo que su software tiene para ofrecer sin tener que hacer ningún compromiso.

El plan profesional de GoToMeeting comienza en 12 dólares / 9,50 libras / 17,33 dólares australianos al mes (se cobra anualmente) o puede pagarlo sobre la marcha, aunque a un precio ligeramente superior de 14 dólares / 11 libras / 20 dólares australianos.

El plan profesional permite a un organizador organizar reuniones de hasta 150 participantes. Los usuarios pueden participar en una reunión desde su computadora o teléfono (ya sea a través de una aplicación dedicada o un navegador de Internet) y no es necesario que tengan una cuenta propia en GoToMeeting.

El siguiente nivel es el plan de negocios, que simplemente eleva el número de participantes a 250 en total, con un precio anual que equivale a 16 dólares / 12,67 libras / 23,08 dólares australianos por mes, o una cuota mensual de 19 dólares / 15 libras / 37 dólares australianos.

Por supuesto, si su organización es más grande que eso, GoToMeeting también puede ofrecer un plan empresarial personalizado que permite hasta 3.000 participantes, aunque tendrá que ponerse en contacto con el departamento de ventas de la empresa para obtener un presupuesto.

Así que sin más preámbulos, aquí está nuestra guía sobre cómo usar la videoconferencia de GoToMeeting.

Si bien la gran mayoría de las computadoras portátiles tienen una cámara web incorporada, no es el caso de la mayoría de las computadoras de escritorio (con la excepción de las computadoras "todo en uno", como la iMac). Algunos monitores cuentan con cámaras integradas, pero es muy posible que sea necesario agregar una cámara web a la configuración. Afortunadamente, hay numerosas opciones disponibles, desde modelos básicos más baratos hasta cámaras web de primer nivel que ofrecen una calidad de vídeo fantástica. Para las videoconferencias relacionadas con los negocios, probablemente no necesite nada demasiado elegante, sólo una cámara compatible con Windows o Mac con una resolución razonable.

Visita la página web de GoToMeeting y haz clic en el botón 'Start for free' de la página principal para empezar. Introduzca su nombre, dirección de correo electrónico de su empresa, cree una contraseña y luego haga una estimación del tamaño de su empresa (es decir, con cuántos participantes planea realizar la videoconferencia). Una vez que haya completado la información requerida y haya hecho clic en "Registrarse", sólo tiene que esperar un momento para que le llegue un correo electrónico de confirmación: debe hacer clic en el enlace de activación de cuenta que contiene para iniciar su prueba.

Una vez que te hayas registrado, se te pedirá que descargues el cliente de GoToMeeting. Para la versión de escritorio de la aplicación, dirígete al menú "Recursos" en la parte superior de la página de inicio y haz clic en "Descargar GoToMeeting". Esto detectará automáticamente si eres un usuario de Windows o MacOS y comenzará a descargar la versión apropiada. También hay disponibles aplicaciones para móviles con Android e iOS que tú o tus participantes podéis descargar en el App Store de Apple o en el Google Play Store.

Una vez que haya pasado por la instalación de GoToMeeting, simplemente inicie el cliente e inicie sesión introduciendo su dirección de correo electrónico y contraseña. El cliente de GoToMeeting le ofrecerá entonces una serie de opciones de reunión. La primera es "Meet Now", que te permite crear instantáneamente una reunión a la que puedes invitar a los participantes, ya sea por correo electrónico o simplemente compartiendo la URL, el ID o el nombre de la reunión. Aparecerá una ventana de vista previa que le permitirá ordenar y probar la configuración de la cámara, el micrófono y el altavoz antes de entrar en la reunión. Si no desea compartir el vídeo o la voz, puede cambiar la cámara web y el micrófono antes de entrar en la conferencia. Cuando esté listo para iniciar la conferencia, haga clic en el botón "Aceptar, estoy listo".

Si bien la opción "Reunirse ahora" es útil para ponerse al día rápidamente con un pequeño número de miembros del equipo, es indudablemente preferible crear una reunión programada cuando se trata de grupos más grandes de participantes. Para hacer esto, abre el cliente GoToMeeting, y haz clic en "Programar una reunión". Desde aquí, puedes establecer la hora y la fecha de tu reunión, elegir si quieres que la reunión sea un evento recurrente, e incluso elegir co-organizadores de tus conferencias, que pueden entonces invitar a sus propios participantes. Para mayor seguridad, también puede crear una contraseña para su reunión, que los participantes necesitarán para acceder a su videoconferencia. También puede optar por programar sus reuniones a través de Outlook o Google Calendar, aunque es posible que no tenga tantas opciones de reunión a su disposición.

Hay varias maneras de unirse a una reunión. Si recibes un correo electrónico o una invitación de calendario para una reunión, sólo tienes que hacer clic en el enlace que contiene para empezar a participar. También puedes ir al cliente de GoToMeeting y hacer clic en la opción "Join" e introducir el ID de la reunión o el nombre de la sala de reuniones que se ha compartido contigo. Puedes elegir si quieres conectarte mediante vídeo, audio o ambos, al igual que cualquier otra persona que participe en la reunión.

Como muchas otras herramientas de videoconferencia, GoToMeeting cuenta con un chat que permite a los participantes enviar mensajes escritos. Basta con hacer clic en el icono de la burbuja de voz para acceder a la ventana de chat de la reunión. Aquí puedes elegir entre enviar mensajes a todo el grupo de participantes o enviar mensajes directos a usuarios individuales.

Si eres el anfitrión de una reunión, puedes hacer clic en el botón "REC" en la parte superior de la ventana de GoToMeeting para grabar un vídeo de la reunión. Los demás participantes sólo pueden iniciar la grabación con el permiso del anfitrión. Una vez que hayas iniciado la grabación, GoToMeeting anunciará de forma audible a todos los participantes que la reunión se está grabando. Los anfitriones también pueden optar por compartir con los participantes su pantalla completa o una ventana específica con fines de demostración haciendo clic en el botón "Pantalla" en la parte inferior de la pantalla de la reunión. Mientras esté en el modo de compartir pantalla, GoToMeeting también permitirá al anfitrión dibujar o anotar en su pantalla.

Si necesitas una nueva cámara web para la videoconferencia de GoToMeeting, estas son nuestras principales recomendaciones en este momento.