Cómo usar los equipos de Microsoft

Cómo usar los equipos de Microsoft

Se ha invertido mucho esfuerzo en los equipos de Microsoft, ya que la compañía los considera el componente crítico de su funcionalidad de software de grupo, permitiendo a los usuarios combinar sus esfuerzos de forma creativa a través de un centro de comunicaciones central seguro.

Para lograr este objetivo, los equipos toman cuatro funciones comerciales esenciales y las combinan en una única plataforma unificada. Estas incluyen mensajería, coordinación de reuniones, llamadas de voz y/o video y, finalmente, se integra a Microsoft Office 365 junto con otras herramientas críticas de negocio que utiliza para apoyar su negocio.

Por lo tanto, puede comunicarse con individuos o grupos, coordinar reuniones y actividades, tener un registro de todas las comunicaciones y colaborar en documentos, todo ello dentro del flujo de trabajo de los equipos.

Comencemos con los equipos y repasemos exactamente cómo lo usas.

Los equipos pueden ser utilizados en una computadora directamente desde un navegador, en dispositivos móviles (Android e iOS) o a través de aplicaciones de escritorio para PC y Mac.

Pero para este tutorial, usaremos la versión del navegador. Ya que contiene la misma funcionalidad y diseño que la aplicación instalable.

Para usar los equipos diríjase a esta página web https://teams.microsoft.com/start

Aquí te invitará a "Registrarse gratis", y la única limitación es que ya debes tener, o crear en este momento, una cuenta de Microsoft.

Si ya utilizas la versión empresarial de Microsoft Office 365, también deberías ver Equipos como una de las aplicaciones estándar del espacio de trabajo de Office.

Una vez que hayas proporcionado una cuenta y una contraseña de Microsoft, se te pedirá que digas qué entorno utilizarás Equipos con las posibles opciones de estar en una Escuela, con Amigos y Familia o en un Negocio. Cada opción personaliza ligeramente los equipos a esos perfiles, pero la tecnología subyacente es la misma.

Para este ejercicio, hemos escogido la opción "Para el trabajo" como nuestro valor predeterminado.

Con una cuenta en su lugar y los equipos configurados para su uso, la versión web le ofrecerá una aplicación de escritorio si está disponible para el sistema operativo de su computadora. No hay necesidad de instalar esto, pero algunos usuarios están más contentos con las aplicaciones instalables que no dependen del navegador.

Nuestro primer trabajo es crear nuestro primer equipo. Hagámoslo ahora.

La estructura central de los equipos es, previsiblemente, el "equipo".

Para crear o unirse a un equipo, haz clic en la sección Equipo de la barra lateral y luego etiqueta en la parte inferior izquierda de la aplicación, donde dice "Unirse o crear un equipo". Si ya existen equipos públicos, verás los que se presentan al hacer clic, o puedes introducir un código para unirte a un equipo privado.

En nuestro ejemplo, ninguno de ellos está disponible todavía. Sólo tenemos la opción de "Crear un equipo".

Para aquellos negocios que ya tienen grupos de Office 365, estos pueden ser utilizados como una forma rápida de crear un equipo con miembros adjuntos, pero construiremos uno desde cero seleccionando esa opción desde la primera entrada.

Luego tienes que decidir si el equipo es público, privado o de toda la organización. Cualquiera puede unirse a un equipo público, el privado es sólo por invitación, y el Org-wide añade automáticamente a todos los que están en el negocio.

Luego podrás decidir cómo se llamará el equipo, darle una descripción y confirmar de qué tipo es. Si tienes un equipo privado que luego decides que debe ser público, o de toda la organización, entonces como el creador del equipo puedes cambiarlo más tarde, si lo deseas.

Pero, para que los equipos sean útiles, necesita contener más que su nombre y detalles, necesita los de los otros miembros del equipo. Añadamos los siguientes.

Hay muchas maneras de añadir gente a los equipos, pero la más simple es enviarles un enlace de correo electrónico que los inscribe una vez que hacen clic en él. O simplemente puedes añadir su dirección de correo electrónico directamente a los equipos.

También puede importar nombres y direcciones de correo electrónico de otras aplicaciones que contienen estos datos, como Outlook, People u otro repositorio de contactos.

Una vez que un equipo tiene algunas personas asociadas a él, entonces aparecerá en la lista del equipo, y podrás revisar sus miembros y cualquier actividad.

Por defecto, sólo tiene un único tema de discusión "General". En Equipos, estas subsecciones de un Equipo se llaman Canales, y ahora añadiremos una de ellas e iniciaremos una conversación.

La información requerida para un Canal es como un Equipo. Tiene un título, una descripción y puedes decir si es estándar o privada. Esta última opción es muy útil si deseas entrar en una conversación privada con otro miembro del equipo, pero evitar que los demás la vean.

Una vez creado el canal, puedes añadir mensajes, cargar archivos e interactuar con otros miembros del equipo.

Creamos un canal llamado "Aventuras de vacaciones", y luego agregamos algunas páginas web y un breve mensaje sobre el canal. Cada miembro con acceso a ese canal puede ser alertado si se publican nuevos contenidos, y también puede referirse a las personas en los mensajes colocando una @ y luego sus nombres.

Chatear en un canal no es como una charla normal donde lo que se dice es exclusivamente entre dos partes, es más bien como una discusión a viva voz en una oficina abierta.

En nuestro ejemplo, el miembro del equipo Zen está hablando con Mark, el mensaje se envía a Mark, pero todos los demás pueden ver la conversación. Aunque, solo Mark recibe una alerta de que él es el centro de un comentario. Este enfoque permite que varias personas sean alertadas por un mensaje, y que todos estén al tanto de lo que se dijo, si tienen los equipos abiertos o las alertas están activadas.

Curiosamente, aunque no te mencionen, puedes responder a un mensaje del canal, tal vez diciendo: "Mark está fuera por hoy, tal vez se olvidó de tu reunión".

En la parte inferior del panel derecho hay una línea de iconos que permiten que las conversaciones tengan un contenido más rico que las palabras, y junto a ellas, el icono más crucial de Meet.

Al igual que una cámara de vídeo, el icono tiene la etiqueta "Meet Now", si pasas el puntero sobre él, e inicia una reunión con vídeo de forma predeterminada.

Una vez que haya hecho clic en él, se le dará la opción de deshabilitar el vídeo, si lo prefiere, y también de darle un tema a la reunión. Una vez que hayas hecho esas elecciones, puedes hacer clic en "Reunirse ahora" e iniciar la reunión, aunque en ese momento seas el único asistente.

Con la Reunión en marcha, deberías poder verte a ti mismo, y también ver un pequeño panel de control que te permite silenciar el sonido, desactivar el vídeo, distribuir archivos a los asistentes, mostrar el chat y también ver quiénes asisten.

También puede compartir su escritorio, o usar una función de pizarra para anotar una imagen o presentación de la que podría estar hablando.

Si te unes a un canal, y luego por cualquier razón decides que no contiene nada relevante para ti, entonces puedes borrar el canal. Pero, ten en cuenta que todas las conversaciones, registros de reuniones y cualquier otra cosa que tenga que ver con ese canal se borrará, y si cambias de opinión lo recuperarás.

La única excepción a la eliminación es que cualquier archivo adjunto será retenido en Sharepoint, incluso después de que el canal haya sido eliminado.

Obviamente, si borras un canal creado para una reunión que no ocurrió o un proyecto que nunca comenzó, entonces está bien. Pero ten cuidado de eliminar los canales que puedas necesitar en algún momento, aunque no sea inmediatamente.

La versión de Equipos que hemos presentado es la funcionalidad principal de este producto, pero puedes añadir todo tipo de características e integraciones a los Equipos dependiendo de los productos que utilices en el lugar de trabajo.

Un buen ejemplo de esta extensibilidad es que muchas empresas dirigirán Office 365 con un calendario basado en la nube, y las que lo hagan verán un icono adicional a la izquierda 'Meetings'. Esto permite que las reuniones se programen en el futuro y mantiene a todo el mundo informado si el evento se traslada o se cancela posteriormente.

Los equipos de Microsoft también proporcionan conexiones a una amplia gama de productos de negocios de terceros como KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote y muchos más. Si te tomas en serio el uso de los equipos, vale la pena hablar con tu personal de TI sobre qué funcionalidades adicionales puedes tener habilitadas con los equipos de Microsoft.