Cómo utilizar Dropbox, OneDrive, Google Drive o iCloud como almacenamiento principal

Cómo utilizar Dropbox, OneDrive, Google Drive o iCloud como almacenamiento principal

Con empresas como Google, Microsoft, Apple y Dropbox que ofrecen gigabytes o incluso terabytes de almacenamiento en línea, pegar todo en la nube es una idea atractiva, especialmente si utilizas muchos dispositivos o necesitas acceder a material de PC en tu móvil en tableta.

Aunque realmente no puede utilizar los servicios en la nube como su almacenamiento principal en su PC o Mac principal - simplemente copian lo que está guardando en su disco duro local o en las unidades SSD portátiles - puede utilizar sus carpetas como su almacenamiento predeterminado para documentos, fotos y otros tipos de archivos - y luego puede acceder a algunos o a todos esos archivos desde otros equipos, teléfonos móviles y tabletas abriendo archivos individuales o sincronizando carpetas específicas. ¿Pero es prudente poner sus datos importantes en la nube? Aquí hay diez cosas en las que pensar.

Los distintos servicios tienen requisitos diferentes, así que mientras que Dropbox, Google Drive y OneDrive funcionan en casi todo, iCloud necesita un Mac que ejecute al menos dispositivos Yosemite y/o iOS que ejecuten al menos iOS 8, y aunque existe un cliente iCloud para Windows, no existe uno para Android u otras plataformas móviles. Es importante que pienses en los dispositivos con los que quieras compartir y que compruebes que hay aplicaciones disponibles para esos dispositivos.

Es bueno obtener cosas gratis, pero lo gratis no tiene garantía - los términos y condiciones, las características y las opciones pueden cambiar y a veces cambian con poco o ningún aviso, la capacidad tiende a ser bastante limitada y no hay tal cosa como la disponibilidad garantizada sin una etiqueta de precio adjunta.

Sin embargo, eso no significa necesariamente que tenga que salir corriendo y gastar dinero, ya que muchos de los servicios de pago se ofrecen en paquetes con otras compras. Por ejemplo, los suscriptores de Office 365 reciben pilas de almacenamiento en la nube (todo un terabyte) como parte de su paquete.

Si va a compartir o sincronizar con su(s) dispositivo(s) móvil(es), protéjalos con PINs o contraseñas; no tiene sentido observar una estricta seguridad en su computadora y luego dejar su teléfono o tableta abierto para que nadie acceda a sus cosas.

La Unidad Nacional de Delitos de Teléfonos Móviles del Reino Unido dice que cada año se pierden más de 300.000 teléfonos, pero que sólo son los que se ha informado que se reclaman contra el seguro - la cifra real es mucho más alta. Si alguien coge tu teléfono, ¿podría acceder a tus cosas? Asegurarse de que no puedan hacerlo no lleva mucho tiempo.

La única manera absoluta, positiva y definitivamente garantizada de asegurar que algo no se puede obtener de Internet es asegurarse de que nunca se acerque a Internet. Aunque el riesgo de pérdida o robo de datos de servicios cloud conocidos puede ser remoto, sigue siendo posible y algo en lo que debe pensar, especialmente si está almacenando archivos de trabajo con datos personales de personas, ya que la Ley de Protección de Datos establece que los datos deben protegerse adecuadamente. ¿No quieres que tus planes de dominación mundial caigan en manos enemigas? Usa encriptación de archivos en cualquier cosa que pongas en la nube.

Una simple combinación de nombre de usuario y contraseña no es suficiente para mantener seguro su almacenamiento en nube, por lo que los principales proveedores de almacenamiento en nube ofrecen autenticación de dos factores, o 2FA para abreviar. 2FA utiliza una segunda forma de verificación para asegurarse de que usted es realmente usted, más comúnmente enviando un código a otro dispositivo como su smartphone o tableta. 2FA también está disponible para servicios en línea como correo electrónico y almacenamiento de fotos, y es una muy buena idea habilitarlo en ellos también.

Aunque muchos servicios hacen todo lo posible para proteger sus datos, siempre existe el riesgo de que algo salga mal, y cuanto más importante es el archivo, más importante es que tenga una copia de seguridad de él. Esto puede significar subir fotos a dos servicios cloud diferentes (algo que es automático si instalas, por ejemplo, Flickr en un dispositivo iCloudsharing iOS y enciendes la carga automática de Flickr para que tanto Flickr como iCloud obtengan todas las imágenes), o simplemente sincronizar y hacer copias de seguridad de los archivos clave con regularidad.

Servicios como Dropbox y Google Drive te permiten ver qué dispositivos se han estado conectando a tu cuenta, así que, por ejemplo, Dropbox te permite ver en qué navegadores web están actualmente enlazados y en qué PCs, Macs y móviles concretos has dado acceso a tu cuenta.

Si hay un dispositivo que no es tuyo o que ya no tienes, puedes desvincular el dispositivo para revocar su acceso. La lista de dispositivos no incluirá a las personas a las que has enviado enlaces compartibles, como las URL públicas de Dropbox; sólo cubre los dispositivos con acceso a tu cuenta.

El almacenamiento en nube no sólo se conecta directamente a los dispositivos, sino que también se puede llamar desde aplicaciones de terceros, por lo que, por ejemplo, es posible que desee incluir archivos adjuntos de Google Drive en su software de correo electrónico, archivos de OneDrive en sus documentos de Office o conectar Dropbox a IFTTTT.

Una vez más, el panel de control de tu cuenta te permite ver qué aplicaciones tienen acceso y revocar el acceso a cualquier cosa que no necesites. Cuantas menos aplicaciones tengan acceso a su cuenta, más segura será la cuenta.

Uno de los usos más comunes del software basado en la nube es proporcionar acceso a través de dispositivos, así que por ejemplo, es posible que desee que los documentos de iCloud de su Mac estén disponibles en su iPad, o los archivos de OneDrive de su PC en su, errr, Windows Phone.

Eso es fantástico, pero ten cuidado si estás en un plan de datos móviles con un límite de tráfico mensual: compartir y sincronizar demasiados archivos puede romper fácilmente tu límite de ancho de banda, ralentizar tu conexión o incurrir en cargos adicionales. Si tu cuenta está limitada, limita lo que compartes o sólo sincroniza cuando tu móvil tiene Wi-Fi.

Si tienes una cuenta en la nube pagada y la renovación no pasa por tu cuenta no necesitas entrar en pánico - el enfoque de Dropbox es bastante típico, con cuentas degradadas a cuentas básicas gratuitas pero los archivos permanecen intactos.

Sin embargo, lo que sí cambia es la capacidad de sincronización: si su cuenta de pago se ha reducido a una cuenta básica y gratuita, eso podría significar que el espacio de almacenamiento se reduzca de 1 TB a sólo 2 GB. Si sus archivos exceden este límite, no podrá sincronizar nada nuevo hasta que se haya vuelto a suscribir a la cuenta pagada.

Alex Fagioli, CEO de Tectrade, nos dio algunos consejos útiles sobre cómo elegir el proveedor de servicios de almacenamiento en nube o de copia de seguridad que mejor se adapte a las necesidades de su negocio

1. Conozca su sistema actual

Antes de tomar cualquier decisión de compra relacionada con TI, los gerentes deben auditar completamente sus sistemas para obtener una comprensión completa de sus requerimientos y optimizar lo que tienen actualmente. La mayoría de las grandes empresas tienen infraestructuras híbridas, que incluyen centros de datos internos, nubes privadas y al menos un servicio público de nube, pero muchos departamentos de TI no saben exactamente lo que está ocurriendo debajo del software y los servicios que dirigen el negocio. Un proveedor de almacenamiento en nube puede proporcionar un argumento de ventas llamativo, pero a menos que sepa exactamente cómo funcionará en su sistema actual, no vale la pena considerarlo.

2. Buscar valor

Los ejecutivos de TI sienten una gran presión para ofrecer valor de coste a la vez que mejoran la productividad y proporcionan soporte. Encuestas recientes sobre el gasto en TI muestran que sólo el 7 por ciento del presupuesto de TI de una organización se gasta en copias de seguridad y recuperación, una cantidad muy pequeña si se tiene en cuenta su importancia para mantener un negocio en funcionamiento. Por lo tanto, es importante asegurarse de que la empresa aprovecha al máximo el presupuesto que tiene para la copia de seguridad y la recuperación. Intente encontrar un proveedor que ofrezca un modelo de pago a medida que utiliza o paga a medida que crece el modelo de consumo para optimizar el gasto.

3. Priorizar las cargas de trabajo

La mayoría de las veces, las copias de seguridad se utilizan para recuperar versiones antiguas de documentos o archivos eliminados accidentalmente, pero su propósito fundamental es ayudarle a volver a estar en funcionamiento si se encuentra desconectado. Para un consumidor regular, probablemente puede permitirse el lujo de estar sin su portátil durante un par de horas mientras restaura desde una copia de seguridad. Sin embargo, cualquier pérdida de tiempo para un negocio es dinero perdido y es esencial tener tareas vitales en marcha rápidamente. Busque un proveedor que trabaje con usted para priorizar las cargas de trabajo y garantizar que puedan recuperarse de forma eficaz.